Письма
Письма — документы свободной формы на фирменном бланке организации. Подходят для исходящей корреспонденции: запросов, уведомлений, сопроводительных писем к договорам и других официальных обращений. Вы пишете только текст письма, а бланк — шапку с реквизитами, логотип, подпись и печать — платформа собирает автоматически.
Что это даёт
- Единый фирменный вид всех исходящих писем
- Реквизиты, логотип, подпись и печать подставляются сами — их не нужно вставлять вручную
- Готовый файл для отправки или печати в один клик
- Помощник, который поможет составить и отредактировать текст
Что подставляется из компании
Письмо связано с профилем компании — данные для бланка берутся из уже заполненных разделов, повторно вводить их не нужно:
- Реквизиты — наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес и контакты формируют шапку бланка
- Брендинг — логотип отображается в шапке, печать — в блоке подписи
- Подписанты — подпись основного подписанта (факсимиле) и его должность
Поэтому перед созданием писем стоит заполнить реквизиты, загрузить логотип и печать и добавить основного подписанта — тогда бланк будет полным.
Как создать письмо
- Откройте раздел «Письма» и нажмите «Новое письмо»
- Укажите дату и тему письма
- Заполните адресата — кому направлено письмо
- При необходимости укажите исходящий номер и ссылку на входящее обращение
- Наберите текст письма или попросите помощника его составить
- Настройте оформление бланка — подпись и печать
- Нажмите «Сохранить»
Основные данные
- Дата — дата письма (обязательна)
- Тема — краткое название письма (обязательна)
- Кому — наименование организации или ФИО адресата и должность
- Исходящий № — номер письма из вашего реестра, если вы его ведёте
- На входящий № и от — если письмо является ответом на поступившее обращение
Текст письма
Текст набирается в редакторе: можно выделять важное, добавлять списки и при необходимости вставлять изображения. Писать текст можно самостоятельно или с помощью встроенного помощника.
Помощник для текста письма
Рядом с полем текста есть кнопка помощника. Он помогает составить письмо с нуля и привести уже написанный текст в порядок — в официально-деловом стиле. Помощник опирается на тему, адресата и текущий текст письма и не придумывает реквизиты, суммы и даты, которых вы не указали.
Готовые действия — по одному нажатию:
- Составить по теме — подготовит текст письма по указанной теме и адресату
- Официальнее — перепишет текущий текст более официальным деловым тоном
- Короче — сократит текст, сохранив суть
- Проверить — исправит орфографию и пунктуацию
Можно и просто описать своими словами, что нужно, — например, «составь письмо-запрос акта сверки за прошлый год». Текст появляется постепенно, его можно остановить, а результат помощник подставит в письмо вместо текущего текста — при желании его легко поправить вручную.
Оформление бланка
Для каждого письма можно выбрать, что показать в блоке подписи:
- Факсимиле подписи — скан подписи основного подписанта
- Печать — оттиск печати организации
Оба переключателя включены по умолчанию. Если факсимиле или печать не загружены в профиле компании и у подписанта — соответствующий блок просто не появится.
Скачивание и печать
Готовое письмо выгружается в PDF на фирменном бланке — со всеми реквизитами, логотипом, подписью и печатью. Скачать файл можно со страницы письма или прямо из списка — кнопкой скачивания в строке. Полученный PDF удобно отправить адресату или распечатать.
Список писем
Все письма собраны в разделе «Письма». Список показывает исходящий номер, дату, тему и адресата, поддерживает поиск по теме и адресату. Отсюда можно открыть письмо, скачать его PDF или удалить ненужные записи.