Как формируется документ
Формирование документа — это несколько простых шагов, которые чаще всего происходят по одному нажатию кнопки «Печать» или «Скачать». Ниже — что при этом делает платформа.
Порядок формирования
- Вы открываете запись — счёт, акт, заказ — и нажимаете «Печать» или «Скачать»
- Платформа подбирает подходящий шаблон и подставляет в него данные записи
- Готовый документ можно посмотреть на экране и проверить перед печатью
- Документ сохраняется в виде PDF — его можно распечатать, скачать или отправить
Предпросмотр
Перед тем как получить итоговый PDF, документ можно открыть в режиме предпросмотра — увидеть его прямо на экране в том виде, в котором он напечатается. Это помогает заранее заметить неточность и поправить данные, не тратя бумагу.
Готовый файл
Итоговый документ — это PDF с правильной разбивкой на страницы, полями и фирменным оформлением. Его можно распечатать, сохранить на компьютер или приложить к письму клиенту. Сформированные документы попадают в общее хранилище файлов, поэтому к ним всегда можно вернуться.
Автоматическая нумерация
Документам, которым нужен номер, — счетам, договорам, накладным — платформа присваивает его автоматически. У каждого вида документа своя понятная приставка, а нумерация идёт по порядку и не повторяется:
- Счета — СЧ-1, СЧ-2, …
- Договоры — ДП-1, ДП-2, …
- Отгрузочные документы — ОТГ-1, ОТГ-2, …
- Заказы поставщикам — ЗП-1, ЗП-2, …
- Финансовые операции — ФО-1, ФО-2, …
Номер выдаётся один раз и закрепляется за документом — так исключаются дубли и пропуски в нумерации.